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即使不使用，每天也要打开复印机保持开机半小时左右，使复印机内保持干燥，否则很容易内部受潮，导致卡纸等故障。在安装复印机的位置，要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风良好，因为复印机会产生微量臭氧。平时不要随意移动机器，非移不可时一定要水平移动，不可倾斜。
当复印机面板显示缺粉红灯信号时，应及时更换新碳粉，否则可能造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。更换新碳粉应先摇晃拍打复印机碳粉盒数次，以使内部碳粉发布均匀。再按照安装说明安装操作。复印机粉盒的质量对复印机的使用有着很重要的关系，此外，在使用的过程中，用户也需要掌握一些复印机维修的技巧。
碳粉是复印机等办公设备的重要耗材。由树脂、颜料、添加剂等成分组成。碳粉的加工涉及到超细加工、化工、复合材料等内容，属于高科技产品的范畴。碳粉颗粒之间以及颗粒和器壁之间的碰撞和摩擦会产生极强的静电效应，静电现象严重时会影响安全操作，应采取必要的防静电措施。
碳粉会粘附在器壁上，长期的积聚会影响正常作业，复印机碳粉生产厂家甚至导致通道的狭窄甚至阻塞，要有必要的清理措施。质量不好的碳粉，在潮湿及温度变化大的使用环境中，存储时间稍长，便会产生结块现象，使用过程中会对显影仓的部件产生损害，从而影响成像质量，甚至会缩短显影仓的使用寿命。
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